Gastos con tarjeta de empresa: cómo rendirlos y conciliar la cartola sin planillas

El cuarto tipo de gasto

Cuando los colaboradores pagan con una tarjeta de crédito de la empresa, o los gastos salen directamente de la cuenta corriente, el dinero no pasa por el bolsillo de nadie: no hay anticipo que cerrar ni reembolso que pagar. Pero el problema de control es el mismo, o peor. Cada movimiento de la cartola es un gasto que alguien hizo y que necesita un comprobante, una categoría y un centro de costo. Sin eso, al cierre del mes contabilidad tiene una cartola con 200 líneas y ninguna explicación.

Qué hay que resolver

• Respaldo por movimiento. Cada cargo de la tarjeta debe tener su boleta o factura. La cartola prueba el pago, no el gasto; para el SII, el gasto se acredita con el documento del proveedor.
• Conciliación. Comparar los movimientos de la cartola con los gastos rendidos, detectar los que no tienen comprobante y los comprobantes que no tienen movimiento.
• Responsable por tarjeta. Saber quién hizo cada gasto, sobre todo con tarjetas compartidas o cuentas con varios firmantes.
• Plazos. Una cartola se concilia dentro del mes; un movimiento sin explicar de hace tres meses rara vez se recupera.

Cómo se gestionan las cartolas en FinCloud

FinCloud carga los movimientos de la cartola bancaria o de la tarjeta de crédito y los convierte en gastos pendientes de rendir, asignados al responsable de cada tarjeta. El colaborador solo tiene que adjuntar el comprobante y confirmar la categoría; la plataforma valida boletas y facturas con el SII y marca los movimientos que quedan sin respaldo. Finanzas ve la conciliación en tiempo real (qué está rendido, qué falta, de quién) y al cierre exporta el asiento al ERP con cada gasto en su cuenta y el IVA separado. El mismo flujo de aprobación y las mismas políticas que rigen los reembolsos y los fondos por rendir aplican a los gastos con tarjeta.